میدونستید خیلی از موسسات نیکوکاری دارن تمام مشارکت های مردمیشون رو از طریق الکترونیکی جمع آوری میکنن و بخش اعظمی از فرآیند هاشون رو با استفاده از نرم افزار های تحت وب انجام میدند؟

اما وقتی میگیم نرم افزار خیریه تحت وب دقیقا منظورمون چیه؟

منظور ما نرم افزاریه که نه نیاز به کامپیوتر خاصی داره نه اینکه نیاز به نصب داره.

یعنی اینکه شما با یه کامپیوتر خیییلی ساده یا حتی تبلت و گوشی تلفن همراهتون، فارغ از سیستم عامل، مکان یا زمان با سیستم کار کنید. اگر یک نرم افزار خیریه تحت وب باشه باعث میشه توی شرایط بحرانی مثل سیل، زلزله، یا حتی شرایط کرونا، موسسه نیکوکاری شما نه تنها تعطیل نشه، بلکه بهتر از قبل به کارش ادامه بده.

خب پس به این نتیجه میرسیم که نرم افزار تحت وب یه سر و گردن از بقیه نرم افزار ها بالاتره اما اگر اون نرم افزار نتونه برای موسستون درآمدزایی کنه به درد نمیخوره.

خب پس نرم افزار خیریه تحت وبی به درد میخوره که بتونه درآمد شما رو هم افزایش بده. خب اگر بهتون بگیم حدود 200 خیریه در سطح کشور همین الان دارند از یک نرم افزار تحت وب استفاده میکنند که به خاطر داشتن سیستم جمع سپاری مالی درآمدشون رو چندبرابر کرده چی میگید؟

پورتال آرشیت همون نرم افزار خیریه است. این نرم افزار با استفاده از سیستم حرفه ای جمع سپاری مالی برای موسسات نیکوکاری باعث میشه موسسات نیکوکاری بتونن خییییییلی راحت با تعریف کمپین، مشارکت های مردمی رو به سمت خودشون سرازیر کنند.  تازه چون نرم افزار خیریه اشون تحت وب هست توی وقایع طبیعی که اخیرا اتفاق افتاد مثل سیل و زلزله با یه تبلت به اون مناطق مراجعه کردند و خدمات رو به خانواده های نیازمند ارائه دادند.

یه نرم افزار خیریه تحت وب دقیقا همون چیزی هست که موسسات نیکوکاری به اون احتیاج دارن و باعث میشه به راحتی آب خوردن موسسشون رو مدیریت کنند.

کرونا، چالش یا فرصت

اواخر سال 98 بود که مهمانی ناخوانده حال همه ی مارو بد کرد. این مهمان ناخوانده خیلی سریع تونست توی خونه های ما جا خوش کنه و عزیزانمون رو از ما بگیره.

توی این میون کرونا آسیب های جدی به کسب و کار ها زد و با تعطیل کردن خیلی از اونها صدمات زیادی به این کسب و کار ها زد و موسسات نیکوکاری هم از این قاعده مستثنی نیستند.

میشه گفت این موسسات بیشتر از بقیه کسب و کار ها آسیب دیدند چون تنها منبع درآمدی موسسات نیکوکاری در اصل کمک های مردمی است و با درگیری های ذهنی و نگرانی و استرسی که شیوع ویروس کرونا در سطح جامعه ایجاد کرد باعث به حاشیه راندن امر خیر در اذهان عمومی شد.

اما با همه این تفاسیر موسسات نیکوکاری ای هستند که توانستند با مدیریت درست و شناخت کامل موقعیت پیش آمده حتی بیش از پیش درآمد خود را افزایش دهند و این امر سبب پیشرفت چشم گیر این موسسات با استفاده از ویروس کرونا شد.

در نتیجه میتوان گفت ویروس کرونا هم تهدید است و هم فرصت. چون هم میتوان با بی توجهی و عدم تغییر رویه در موسسه خود، آنرا تبدیل به یک تهدید جدی کرد و هم میتوان با موقعیت سنجی و انجام فعالیت های مناسب از آن به عنوان یک فرصت استثنایی برای جلب مشارکت های بیشتر و افزایش درآمد استفاده نمود.

حتی میتوان گفت شیوع کرونا روی بازار های مالی همچون بورس هم تاثیر داشته است اما بازار هایی وجود دارند که سهام آنها در دوران کرونا سیر صعودی را طی کرده اند و ارزشمند تر شدند. این بازار همان موسسات نیکوکاری است و این سهام همان سهام معنوی است. ولی منظور ما از سهام معنوی چیست؟

سهام معنوی حال خوبی است که نیکوکاران میتوانند با کمک به همنوعان خود آنرا تجربه کنند. پس اگر سبد سهام مردم جامعه از جنس معنوی باشه میتونه خیلی سریع رشد کنه و حال بد مردم رو خوب کنه. پس میتونیم بگیم سبد سهام معنوی مردم میتونه بهترین سرمایه گذاری اونها توی زندگیشون باشه چون هم ضرر نمیکنن و هم اینکه وقتی حال کل مردم جامعه بده، حال آدمایی که این سبد سهام معنوی رو دارن روز به روز بهتر میشه و این همون برگ برنده موسسات نیکوکرای؟

یعنی چی؟ یعنی موسسات نیکوکاری میتونن با ایجاد یه بستر راحت و کم دردسر برای نیکوکاران اونها رو توی تشکیل این سبد سهام معنوی یاری کنن و باعث بشن علاوه بر اینکه حال خوبی داشته باشن، درآمد مناسبی رو هم کسب کنن و در نتیجه خدمت رسانی بهتری به مددجویانشون داشته باشن.

ولی نکته مهم اینه که موسسات نیکوکاری بستر مناسب برای ایجاد این سبد سهام معنوی رو از کجا بیارن ؟

خب نیاز به یک سیستم مدیریتی دارن. چون که توی این سیستم مدیریتی میتونن خیلی راحت سهامداران معنویشون رو وارد کنن و باهاشون در ارتباط باشن. و هم اینکه سهامدارانشون میتونن سابقه سهم هاشون رو ببینن و یا حتی سبد سهام معنویشون رو گسترش بدن.

خب منظورمون از سیستم مدیریتی چیه؟

منظورمون اینه که نیاز به یک نرم افزار دارن که باهاش بتونن علاوه بر اینکه نیکوکاران جدید رو جذب کنن، بتونن خیلی راحت هم حس خوب رو در اختیار نیکوکاران قرار بدن. یعنی نیکوکارانشون برای پرداخت کمک هاشون اذیت نشن و خیلی سریع و راحت کمکشون رو انجام بدن.

تازه نکته جالبترش اینجاست که این نرم افزار میتونه با در اختیار قراردادن بستر مناسب جهت پرداخت آنلاین، نگرانی های مربوط به کرونا رو هم از بین ببرع تا سهامدارانتون برای گسترش سبد سهام معنویشون و پرداخت کمک مجبور نباشن بصورت حضوری به موسسه مراجعه کنن.

در ضمن این نرم افزار کمک میکنه کارمندان موسسه شما هم بتونن به راحتی و از راه دور کار هاشون رو انجام بدن برای انجام فعالیت های روزانشون هیچ نیازی به حضور فیزیکی توی موسسه ندارن و اینجوری علاوه بر اینکه سهام معنوی بیشتری رو در اختیار نیکوکارانتون قرار میدید میتونید با ایجاد بستر دورکاری برای کارمندانتون توی جلوگیری از شیوع ویروس کرونا هم کمک کنید و از این نظر هم خیلی اثرگذار باشید.

پس وجود یه نرم افزار مدیریتی رو توی موسسه دست کم نگیرید و سعی کنید زودتر با استفاده از این نرم افزار ها حال خودتون و مردمتون رو خوب کنید.

(CRM) به چه معناست؟

سی آر ام خیریه (CRM)مخفف Customer Relationship Management است که همانگونه که از اسم آن پیداست; سامانه ارتباط با مشتریان است که به منظور ایجاد ارتباطات دو سویه با مشتریان بالفعل و بالقوه را فراهم میکند.

(CRM) چیست؟

CRM یک سامانه ارتباط با مشتریان است; که به سازمانها امکان برقراری و پیگیری ارتباطات هدفمند با مشتریان بالقوه و بالفعل سازمان را فراهم میکند; از طرفی به واسطه چند کاربره بودن این سیستم ها، امکان رصد فعالیت های کارمندان یک سازمان را فراهم می آورد; همچنین به واسطه ذخیره نتایج ارتباط با مشتریان; میتوان از روند و نحوه ارتباط با مشتریان مطلع شد; از طرفی میتوان مراودات مالی با مشتریان را در این سامانه ها ثبت نمود; در کل میتوان این سامانه ها را راه حلی برای افزایش نرخ تعامل با مشتریان باقوه; و راهی برای ارتباط و مدیریت مشتریان بالفعل دانست.

سی آر ام(CRM)  برای موسسات خیریه چه کاربردی میتواند داشته باشد؟

سی آر ام خیریه و موسسات نیکوکاری، مفهومی متناقض را در خود دارد. دلیل این تناقض برخی تفاوت ها و شباهت هایی است که مفهوم مشتری با نیکوکار دارد. البته نمیتوان وجوه اشتراک این دو مفهوم را نادیده گرفت. اما تلقی نیکوکار به عنوان یک مشتری سبب تضعیف مقام والای نیکوکار میگردد.

با کمی تغییر در ادبیات CRM خیریه و موسسات نیکوکاری میتوان با اتکا به وجوه اشتراک نیکوکار با مشتری از این سیستم ها برای مدیریت نیکوکاران در موسسات نیکوکاری استفاده نمود.

همچنین برای مدیریت فرآیند های دریافت و پرداخت میتوان تا حدی از سی آر ام خیریه و موسسات نیکوکاری استفاده نمود.

سی آر ام(CRM) موسسات نیکوکاری چه نقاط ضعفی دارد؟

استفاده صرف از یک سی آر ام برای موسسات نیکوکاری شاید بتواند برای مدیریت نیکوکاران تا حدی مفید باشد. اما به هیچ عنوان برای مدیریت تمام بخش های یک موسسه نیکوکاری نمیتواند مناسب باشد و حتی استفاده از این نرم افزار ها میتواند شکاف های مدیریتی در دیگر بخش های موسسه ایجاد نماید. برای مدیریت تمام بخش های یک موسسه نیکوکاری نیاز به استفاده از نرم افزاری است که بتواند تمام بخش های عملیاتی یک موسسه نیکوکاری را پوشش دهد.مانند مدیریت صندوق صدقات، مدیریت تاج گل، سفارشات ذبح، قبوض کمک، جمع سپاری آنلاین و بخش مدیریت نیکوکاران(در قالب یک CRM خیریه و موسسات نیکوکاری با ادبیات مختص این موسسات). این نرم افزار میتواند با استفاده از بخش سی آر ام خیریه و موسسات نیکوکاری سبب جلب، جذب و نگهداشت نیکوکاران گردد و با استفاده از دیگر بخش های این نرم افزار نسبت به مدیریت فرآیند های داخلی موسسات نیکوکاری اقدام نمایید.

سی آر ام خیریه موسسات نیکوکاری چه مزیت هایی برای این موسسات دارد؟

اگر یک سی آر ام موسسات نیکوکاری با ادبیات و ماهیت مختص به این موسسات را در نظر بگیریم; میتواند در جذب و جلب نیکوکاران و همچنین نگهداشت حامیان کمک شایانی نماید.

از طرفی به دلیل ثبت و پیگیری نتایج تماس ها و ارتباطات با نیکوکاران میتوان نسبت به پیگیری نتایج ارتباط با نیکوکاران اقدام نمود و حتی از دریافت ها و پرداخت های صورت گرفته نیکوکاران پیگیری نمود.

_____________________________   نکته مهم   ________________________________

اگر نرم افزاری وجود داشته باشد که سی آر ام خیریه و موسسات نیکوکاری را در کنار مدیریت فرآیندهای دیگر در یک بسته اختصاصی به شما تحویل دهد میتواند بهترین گزینه برای موسسات نیکوکاری باشد.

پورتال نیکوکاری و مددکاری آرشیت با گردآوری یک سیستم واحد برای موسسات نیکوکاری، که شامل مدیریت نیکوکاری، مدیریت مددکاری و مدیریت فرآیند های داخلی موسسه، تبدیل به یک سیستم جامع مدیریت موسسات نیکوکاری شده است که تمام نیازمندی های یک موسسه نیکوکاری را با هر نوع فعالیتی پوشش میدهد.

خب اگ بهت بگم قراره خودت سایتتو طراحی کنی چیکار میکنی؟

آره، قراره یه کاری کنم که خودت سایتتو طراحی کنی. اما چجوری؟

قضیه از این قراره که ابزاری وجود داره برای موسسات نیکوکاری، که باهاش میتونن سایت خیریه شون رو خودشون طراحی کنن.

سایتی که ظاهر و محتوای داخلش رو کامل میتونی تعییر بدی. از رنگ گرفته تا قالب و تصاویر و مطالب. حتی میتونی برای سئو  سایتخیریه ات هم برنامه ریزی کنی و توی سرچ گوگل جزو نتایج برتر باشی.

خب این ابزار چیه؟ این ابزار در اصل یک نرم افزاره برای مدیریت موسسات نیکوکاری. خب این نرم افزار کمکتون میکنه سایت خیریه رو با هر شکلی که دوس دارید بسازید. ولی این سایتی که میگم، به چه دردی قراره بخوره. اولا که قراره برای موسسه نیکوکاری درآمد داشته باشه یعنی چی؟

یعنی به زبون ساده بتونی ازش پول دربیاری

یکی از راه های پول درآوردن توی موسسات نیکوکاری اینه که از مردم کمک جمع کنید.

خب اگر وبسایتی نداشته باشی که بتونی خودت رو به مردم معرفی کنی چجوری میخواز از نیکوکارانت جمع آوری مالی داشته باشی؟

اصن جدای از معرفی با چه ابزاری میخوای ازشون کمک بگیری؟

پس نیاز به یه وبسایت داری که یه پنل مدیریتی حرفه ای هم داشته باشه. این پنل مدیریتی قراره خیریتون رو زیر و رو کنه.

خب این سایتی که گفتم، شما رو به مردم معرفی میکنه و ازشون پول جمع میکنه. اما از کجا معلوم که دفعه بعدی هم بهتون کمک کنن؟

اصلا چجوری میخواید باهاشون ارتباط بگیرین که دفعات بعدی هم کمکتون کنن؟

خب اینجاست که این پنل مدیریتی کمکتون میکنه.

این پنل اطلاعات نیکوکارانتون رو جمع آوری میکنه

براشون حساب کاربری ایجاد میکنه که بتونن ببینن چقد کمک کردن

حتی وقتی که کمکتون میکنن براشون پیامک تشکر بفرسته.

خب اگر شما بودید به خیریه ای که اینقد براتون ارزش قائله کمک نمیکردید؟

من بودم میکردم. چون توی این بازار موسسات نیکوکاری، اونی بیشتر موفق عمل میکنه که نیکوکارانش ازش راضی تر باشن.

اما ملاک موفقیت یک خیریه فقط رضایتمندی نیکوکاران هست؟ قطعا نه

خدماتی که به مددجویانتون میدید هم خیلی خیلی مهمه. اینکه بدونید خونواده ای که تحت پوشش دارید چه خدماتی ازتون گرفتن یا اصن چه مهارت ها و علایقی دارند.

خب پس برای موفقیت نیاز دارید به یک سیستمی که کمک که هم به مددجویانتون خدمات مناسبی بدید. و هم اینکه نیکوکارانتون رو راضی کنید. در کنار همه ی اینها با ایجاد سایت و بستر تعریف کمپین، کمک کنه موسستون بیفته سر زبونها

پس چرا شرو نمیکنید؟ الان بهترین فرصت برای بهترین شدنه

✅چرا موسسات خیریه، نباید برای مدیریت خیریه خود از نرم افزار های حسابداری استفاده نمایند؟

➖با توجه به گسترش روز افزون تکنولوژی در زمینه های مختلف و مستثنی نبودن موسسات نیکوکاری از این روند جهانی، میل و رغبت آنان به استقاده از نرم افزار های مدیریتی بیشتر شده است. دلیل این موضوع تسهیل فرآیند های موجود در موسسات خیریه است که این نرم افزار ها برای این موسسات به ارمغان می‌آورند.

اما نکته حائز اهمیت آنجاست که برخی موسسات خیریه به اشتباه از نرم افزار های حسابداری برای مدیریت فرآیند های داخلی خیریه خود استفاده میکنند. که این امر بدلیل تفاوت اهداف تولید نرم افزار های حسابداری، پس از مدتی موجب اختلالات گسترده در امر مدیریت موسسات خیریه میگردد. و بدلیل ورود اطلاعات مهم در این نرم افزار ها توسط موسسات خیریه، دیگر ریسک تخصیص زمان برای تعویض این نرم افزار ها را نمیپذیرند.

🔸در ادامه قصد داریم به دلایلی بپردازیم که به استناد آنها نباید از نرم افزار های حسابداری به حای نرم افزار های مدیریت موسسات نیکوکاری استفاده نمود:

🔹عدم شمول سرفصل های دلخواه خیرین:

➖گاهی اوقات خیرین موسسات نیکوکاری قصد پرداخت مبلغی در سرفصل خاصی را دارند. که آن مبلغ در سرفصل های استاندارد حسابداری نمیگنجد و یا حتی موسسه، تا پیش از آن مبلغی را تحت عنوان یا سرفصل مذکور دریافت نکرده بود. حال آنکه عدم توجه به خواسته نیکوکار برای ثبت مبلغ کمک در سرفصل گفته شده اش سبب دلسردی او از موسسه خیریه میگردد. پس باید از سیستمی استفاده نمود که علاوه بر ثبت مبالغ کمک خیرین در سرفصل های دلخواهشان، بتواند این مبالغ کمک را در سرفصل های مورد قبول و استاندارد حسابداری نیز بگنجاند. که این امکان در نرم افزار های حسابداری وجود ندارد.

🔹عدم امکان رتبه بندی خیرین:

➖موسسات خیریه ممکن است طبق الویت‌ها و سیاست های خود، بر طبق مولفه هایی نسبت به رتبه‌بندی خیرین اقدام نمایند. مولفه هایی مانند مبلغ کمک، نیکوکاران معرفی شده، تعداد مددجویان تحت پوشش و... که بر اساس این مولفه ها میتوان نسبت به ارتباط با خیرین تصمیم گرفت و اقدام کرد.

سیستم های حسابداری به هیچ عنوان این امکان را در اختیار موسسات خیریه قرار نمیدهند زیرا در سیستم های حسابداری بدلیل ماهیت مالی که دارند، اهمیتی به بحث رتبه بندی خیرین نمیدهند. این در حالیست که این موضوع برای موسسات خیریه باید در درجه بالایی از اهمیت قرار گیرد. و توجه به آن سبب دلگرمی خیرین موسسه میگردد.

🔹عدم وجود حساب کاربری برای خیرین:

➖دلیل استفاده از نرم افزار های مدیریتی در موسسات خیریه در یک کلام شفافیت است. شفافیتی که زاییده تفکری بروز و خیرخواهانه است. اما این شفافیت چگونه بوجود می‌آید؟ در پاسخ باید گفت زمانی موسسه خیریه شما تبدیل به موسسه شفاف میگردد که خیرین شما بدانند مبالغی که به شما بابت کمک پرداخت کرده اند در چه سرفصل هایی هزینه شده است. از طرفی دسترسی تمام خیرین به ریز این اطلاعات از نظر حقوقی و امنیتی نیز درست نیست. بهترین راه حل برای ایجاد این شفافیت آن است که تمام خیرین شما با حساب کاربری مخصوص خودشان بتوانند، سابقه کمک های خود را ببینند و حتی کمک آنلاین انجام دهند.

این همان ویژگی ایست که نرم افزار های حسابداری نمیتوانند برای موسسات خیریه بوجود آورند و در نتیجه بدلیل شفاف نبودن فعالیت های خیریه موسسه، پس از مدتی خیرین شما از کمک کردن به موسسه شما دلسرد میشوند. نتیجه این دلسردی در طول زمان ریزش کمک های خیرین و در نتیجه افت درآمدی و عملکردی خیریه است.

🔹عدم امکان مدیریت اقلام اهدایی:

➖برخی از خیرین جدای از کمک های نقدی خود  اقلامی مانند لوازم منزل و یا مواد غذایی را به موسسه اهدا میکنند. شاید بتوان تعداد و نوع این اقلام را در سیستم های حسابداری ثبت کرد، اما مواردی مانند ثبت این اقلام در سابقه نیکوکاران و مدیریت فرآیند هایی مانند ثبت ماموریت برای دریافت این اقلام و تعیین ماموران و رانندگانی که این اقلام را جمع‌آوری میکنند را نمیتوان در سیستم های حسابداری گنجاند.وری میکنندآآسینرمسن

🔹ناتوانی سیستم های حسابداری در ادای دیون شرعی سفارشات ذبح:

➖گاهی اوقات مبالغ کمکی که خیران به موسسه شما واریز میکنند صرفا جهت استفاده در ذبح گوسفند است و انجام این ذبح برای رفع دین شرعی محوله بر گردن موسسه خیریه بسیار با اهمیت است و استفاده از نرم افزار های حسابداری هیچ گاه نمیتواند شما را از انجام قطعی ذبح و ادای دین موسسه مطمئن سازد.

🔹عدم ثبت اطلاعات مددجویان:

➖ثبت اطلاعات فردی و خانوادگی مددجویان مانند اطلاعات شناسنامه ای، اطلاعات محل سکونت، اطلاعات سوء سابقه، اطلاعات حساب بانکی، سوابق شغلی، سوابق مهارتی و ... جزو آن دسته اطلاعاتی است که تمام موسسات خیریه برای تخصیص خدمات به آنها احتیاج دارند و نرم افزار های حسابداری امکان ثبت و گزارشگیری از این اطلاعات را به شما نمیدهند. همچنین نرم افزار های حسابداری امکان ثبت خدمات و گزارشگیری از خدمات دریافتی مددجویان را به شما نمیدهد.

🔹عدم امکان ارزیابی و رتبه بندی مددجویان:

➖سیستم های حسابداری با توجه به ماهیت مالی که دارند با هدف مددکاری تولید نشده اند و موسسات خیریه برای ایجاد نظام رتبه بندی و تعیین الویت مددجویان همواره دچار مشکل میشوند. در نتیجه استفاده از سیستمی که یک نظام رتیه بندی را به موسسات خیریه اعطا کند تا بتوانند بر اساس مولفه هایی که خودشان آنها را تعیین میکنند نسبت به رتبه بندی مددجویان اقدام کنند، توصیه میگردد.

🔹ناتوانی در مدیریت فرآیند های صندوق صدقات:

➖نرم افزار حسابداری توانایی اینکه فرآیند های مربوط به صندوق های صدقات همچون ایجاد صندوق در انبار صندوق، تخصیص صندوق به نیکوکار و درج ماموریت برای نصب یا تخلیه صندوق را نمیتواند پشتیبانی کند. همچنین در ارائه نتایج آنلاین ماموریت های صندوق صدقات نیز ناتوان است. دلیل این موضوع طراحی این نرم افزار هاست که با هدف تسهیل امور داخلی موسسات خیریه طراحی و اجرا نشده اند و فقط با دید مالی و به منظور ایجاد نظم در ساختار مالی تهیه شده اند و این دسته از موارد که در موسسات خیریه وجود دارد در آنها گنجانده نشده.

🔹عدم توانایی در مدیریت فرآیند های تاج گل:

➖با توجه به وجود فرآیند های پیچیده در بخش تاج گل موسسات خیریه مانند انبار تاج گل، سفارش دهنده، مراسم مناسب برای تاج گل، محل نصب تاج گل، نسبت سفارش دهنده، آخرین تعمیر تاج گل و وضعیت آنلاین تاج گل هیچگاه توسط نرم افزار های حسابداری قابل مدیریت نخواهد بود. و فرآیند های پیچیده آن نیازمند نرم افزاری است که درک درستی از عملکرد داخلی موسسات خیریه داشته باشد.

🔹جمع سپاری آنلاین:

➖شاید بتوان گفت بزرگترین نقطه ضعف یک سیستم حسابداری در موسسات نیکوکاری، همین نقص این نرم افزار ها در جمع سپاری مالی باشد. نرم افزار های حسابداری شاید بتوانند منابع مالی فعلی یک موسسه خیریه را نظم و ترتیب ببخشند اما هیچگاه ابزاری را برای جمع سپاری های مالی الکترونیک در اختیار موسسات خیریه قرار نمیدهند. در نتیجه استفاده از نرم افزار های حسابداری برای مدیریت فرآیند های داخلی موسسات نیکوکاری، پتانسیل عظیم موسسات خیریه در جمع سپاری الکترونیک را میگیرد و از این بابت صدمه ای جدی به موسسات خیریه وارد مینماید.

🔹ضعف در ارتباط با خیرین بوسیله پیام کوتاه:

➖ارتباط با نیکوکاران از طریق پیام کوتاه برای وقایعی همچون پرداخت کمک، ثبت نیکوکار، ثبت صندوق صدقات و ... و مناسبت هایی همچون تولد و سالگرد ازدواج خیرین و مددجویان، ویژگی ایست که موسسات خیریه با استفاده از آنها میتوانند به راحتی خیرین خود را حفظ کنند و آنها را تبدیل به یک خیر وفادار برای موسسه خود کنند اما نرم افزار های حسابداری به هیچ عنوان نمیتوانند این فرآیند ها و نیاز های موسسات خیریه پوشش دهند و از این حیث دچار نقص بزرگی هستند.

🔸نتیجه گیری:

➖نرم افزار های حسابداری برای کمک به موسسات خیریه برای مدیریت فرآیند های مالی جاری موسسه و همچنین ثبت اسناد مالی و مستند سازی درآمد و هزینه بسیار کاربردی بوده و از این حیث این نرم افزار ها بهترین نقش را برای موسسات نیکوکاری ایفا میکنند. اما برای مدیریت فرآیند های داخلی خیریه و مدیریت موسسات نیکوکاری بسیار ضعیف و ناکارآمدند و برای مدیریت فرآیندهای خیریه، نرم افزار های مدیریت نیکوکاری و مددکاری توصیه میگردد.

🔸چه نرم افزاری را برای مدیریت فرآیند های داخلی موسسات نیکوکاری انتخاب کنیم؟

➖ در حال حاضر پورتال نیکوکاری و مددکاری آرشیت به عنوان کاملترین و جامعترین نرم افزار مدیریت موسسات نیکوکاری در سطح کشور شناخته می شود که بهترین مکمل نرم افزارهای حسابداری برای موسسات نیکوکاری می باشد و استفاده از آن در کنار نرم افزار حسابداری می تواند علاوه بر مدیریت و بهینه سازی مالی موسسات خیریه، به قانون مندی و تعیین نقشه راه موسسات خیریه در انجام تمام فرآیند های مربوط به موسسات نیکوکاری، کمک شایانی می نماید.

مدیریت خیریه چگونه باید باشد؟

آنچه یک موسسه خیریه را در مسیر پیشرفت قرار میدهد مدیریت خیریه است که سبب میشود یک موسسه خیریه بتواند به راحتی راه خود را در میان دیگر موسسات خیریه بیابد و پیشرفت چشم گیری در زمینه فعالیت های خیر خواهانه داشته باشد.

اما مدیریت خیریه چگونه باید باشد تا بتواند این پیشرفت را برای خیریه رقم بزند؟

در یک کلام باید کاری کنید که "هیچ کاری از چشمان شما دور نماند". هرکاری را که در موسسه خیریه شما رخ میدهد نباید از چشمان شما دور بماند. این موضوع اولین و مهمترین اصل مدیریت خیریه است که به شما در مدیریت درست خیریه کمک میکند.

اما چگونه همه ی فرآیند های موسسه خیریه خود را در دید داشته باشیم؟

در جواب باید گفت که بهترین کار استفاده از سیستم مدیریت خیریه است که به شما در مدیریت خیریه کمک شایانی مینماید. این سیستم ها با گزارشات دقیق و کامل از همه قسمت های خیریه به شما در مدیریت خیریه یاری میرسانند.

چگونه گزارش های دقیقی از خیریه خود داشته باشیم؟

همانگونه که گفته شد مهمترین اصل در مدیریت خیریه این است که بتوانید گزارش بگیرید. اما گزارش گیری از خیریه ای که تمام فعالیت های آن در سیستم های پراکنده ثبت میشود و یا بصورت سنتی بایگانی میگردد غیر ممکن است. نکته مهم این است تمام آنچه در موسسه خیریه اتفاق میفتد باید بصورت تجمیع شده قابلیت گزارش گیری داشته باشد. این تجمیع اطلاعات به مدیران خیریه کمک میکند تا بتواند مدیریت خیریه خود را بوسیله گزارش گیری های تجمیع شده و دقیق به نحو احسن انجام دهند. اما این گزارش های دقیق فقط با مکانیزه سازی خیریه انجام میگردد.

چرا مدیریت خیریه بصورت مکانیزه مهم است؟

دلیل این امر این است که مکانیزه سازی خیریه ها این امکان را به آنها میدهد تا بتوانند به راحتی تمام فعالیت های یک خیریه را ثبت کنند و در نتیجه علاوه بر جلوگیری از وقوع خطاهای انسانی، در صورت وقوع خطا عملکرد تمام کارمندان خیریه را مورد ارزیابی قرار داد

چرا ارزیابی عملکرد کارمندان در مدیریت خیریه مهم است؟

نظام تشویق و تنبیه ههمواره در تمام سازمان ها برقرار است و وجود آن سبب دلگرمی کارمندان موسسه به انجام دقیق تر و درست وظایف محوله به آنان میگردد. رعایت اصل عدم یکسان در نظر گرفتن کارمندان در مدیریت خیریه، سبب ایجاد حس رقابت در میان کارمندان و درنتیجه پیشرفت بیش از پیش موسسه میگردد.

جمع بندی

مدیریت خیریه به دلیل محدودیت بیشتر منابع مالی همواره امری چالش برانگیز برای مدیران خیریه ها بوده است که سبب شده است بسیاری از مدیران خیریه ها در مدیریت خیریه خود به مشکلاتی برخورد کنند که راه حل جامع آنها استفاده از سیستم مدیریت خیریه است.

سیستم های مدیریت خیریه چه تغییراتی در روند مدیریت خیریه ایجاد میکند؟

در تمام مطالب قبلی درباره مزیت ها و ویژگی های یک سیستم مدیریت خیریه صحبت شده است. اما نکته ای که باید به آن توجه نمود این است که با تمام این ویژگی ها، یک سیستم مدیریت خیریه چه تغییراتی را در روند مدیریت خیریه ایجاد مینماید؟ در ادامه میخواهیم این موضوع را بررسی نماییم.

برای اینکه این تغییرات را دقیق بررسی نماییم ابتدا این تغییرات را دسته بندی مینماییم:

1.تغییراتی ساختاری    2.تغییرات عملکردی   3.تغییرات مالی

·         تغییرات ساختاری در مدیریت خیریه:

ساختار مدیریتی یک موسسه شامل تمام رویه های جاری برای انجام فعالیت های روزانه خیریه است. سیستم مدیریت خیریه به موسسات خیریه این امکان را میدهد تا بتوانند تمام رویه های موجود در خیریه را به شکلی تجمیع شده جمع آوری نماید.

سیستم مدیریت خیریه به شما کمک میکند تا بتوانید تمام رویه های لازم برای یک موسسه خیریه را به شکلی هدفمند و دقیق بایگانی نموده و به خیریه کمک کند تا بتواند از تمام فرآیند های صورت گرفته گزارش گیری نمایند.

·         تغییرات عملکردی در روند فعالیت های خیریه:

زمانی که یک موسسه خیریه بوسیله سیستم مدیریت خیریه مدیریت میگردد، بعلت افزایش سرعت در ثبت و بایگانی خدمات و اطلاعات وارد شده، بهره‌وری موسسه بالا رفته و در نتیجه با افزایش راندمان موسسه میتواند سبب پیشرفت بیش از پیش موسسه میگردد.

سیستم مدیریت خیریه به شما کمک میکند با ارزیابی دقیق از عملکرد موسسه بتوانید مسیر حرکت موسسه را به سمت پیشرفت هموار نمایید.

·         تغییراتی مالی در مدیریت خیریه:

استفاده از سیستم مدیریت خیریه به موسسه شما کمک میکند تا اسناد مالی خود را در یک سامانه جامع مدیریت خیریه ثبت نمایید و از این اسناد مالی گزارش های دقیق و کاربردی تهیه نمایید.

رهاورد استفاده از سیستم مدیریت خیریه، شفاف سازی مالی خیریه ها است که سبب افزایش اعتماد عمومی نسبت به عملکرد خیریه میگردد.

آنچه سیستم مدیریت خیریه برای موسسه خیریه شما به ارمغان می آورد؟

درآمد:

شاید مهمترین هدف یک موسسه خیریه، افزایش درآمد به منظور گسترش فعالیت ها و مددجویان است و سیستم های مدیریت خیریه این امکان را به موسسات خیریه میدهد تا بتوانند با استفاده از شفاف سازی ساختار درآمدی خیریه و سیستم خرج‌کرد خیریه خود، و در نتیجه شفاف سازی چارچوب مالی موسسه خیریه، سبب درآمدزایی خیریه شود. اما سوال اینجاست که شفاف سازی خیریه چگونه سبب افزایش درآمد خیریه میگردد؟

شفاف سازی خیریه ها میتواند به طرق مختلفی به درآمدزایی خیریه کمک نماید. در ادامه میخواهیم به این موارد اشاره نماییم:

·         ایجاد الویت: سیستم های مدیریت خیریه به موسسات نیکوکاری کمک میکند تا بتوانند با تعیین حجم مبادی ورودی مالی موسسه خیریه، نسبت به الویت بندی آنها بر اساس پارامتر های حسابداری، اقدام نمایند. در نتیجه این الویت بندی، میتوان تمرکز فعالیت های یک موسسه را بر پر بازده ترین منابع مالی موسسه قرار داد.

·         تعیین خرج‌کردها: اگر موسسه ای از سیستم مدیریت خیریه استفاده نماید میتواند مطمئن باشد تمام خرج‌کرد موسسه به شکلی دقیق و درست ثبت شده است. پس میتواند نسبت به کنترل خرج‌کرد موسسه اقدام نماید.

·         ایجاد حس اطمینان: اگر حس اعتماد را به نیکوکار خود بدهید میتوانید مطمئن باشید که او همواره به موسسه شما کمک میکند. چون اگر بتوانید این اطمینان را به نیکوکار بدهید که مبالغ کمکش هدر نمیرود و در جای درستی خرج میشود، میتوانید از او کمک های بیشتری دریافت کنید و در نتیجه سبب افزایش درآمد خیریه خود شوید.

مدیریت فرآیندها:

اگر موسسه خیریه برای انجام فرآیند های خود دارای قالب و سلسله مراتبی نباشد، زمانی که تعداد اطلاعات ورودی زیاد میشود، یا دچار افزونگی اطلاعات میگردد یا یک سری از اطلاعات را از دست میدهد و یک سیستم مدیریت خیریه میتواند از هردو مورد جلوگیری نماید. اگر فرآیند های یک موسسه خیریه درون یک قالب قرار گیرد و آن قالب یک سیستم مدیریت خیریه ها باشد سبب میگردد موسسه خیریه درست و دقیق فرآیند های خود را مدیریت نماید.

چگونه نیکوکاران به کمک به موسسه خود ترغیب کنیم؟

نکته ای که همواره باید به آن توجه نمود این است که نیکوکاران همیشه از اینکه به انها توجه شود ، خوشحال میشوند و با رضایت بیشتری به شما کمک میکنند. پس تکریم نیکوکار و ارزش قائل شدن برای کمک های وی میتواند یکی از عواملی باشد که یک نیکوکار را برای کمک به خیریه شما کمک نماید. اما سوال اینجاست که چگونه میتوانیم رضایت نیکوکاران جلب نماییم:

·         همواره از آنها ممنون باشید: اگر نیکوکار شما حتی مبلغ اندکی را به موسسه شما کمک کرد، از او تشکر کنید. این تشکر شما از نیکوکار سبب دلگرمی نیکوکار به کمک های بیشتر به موسسه نیکوکاری شما میگردد و از طرفی او را به مرور زمان تبدیل به یک نیکوکار وفادار برای موسسه خیریه شما میکند.

·         کمک هایشان را به آنها نشان دهید: باید بتوانید تمام کمک هایی که نیکوکار شما انجام میدهد را به خود او نشان دهید. این امر به نیکوکار این دلگرمی را میدهد که مبالغ کمکی که انجام داده است ثبت شده و به او حس اعتماد به نفس میدهد که بیشتر از قبل به موسسه خیریه شما کمک کند.

·         به بهانه های گوناگون با نیکوکار خود در ارتباط باشید: در هر مراسمی به تمام نیکوکارانتان _حتی نیکوکارانی که تابه حال مبلغ بسیار ناچیزی به شما کمک کرده اند_ تبریک یا تسلیت بگویید. بهترین روش برای این ارتباط، ارسال پیام کوتاه است. باید برای تمام رویداد ها، ازجمله اضافه شدن فرد به لیست نیکوکاران موسسه نیکوکاری، ثبت قبوض، ثبت صندوقنیکوکار و... برای نیکوکارانتان پیامک ارسال کنید تا این ارتباطی که با نیکوکارانتان ایجاد کرده اید از بین نرود.

اما پس از ذکر تمام موارد فوق یک سوال در ذهن هر فردی ایجاد میشود. چگونه باید تمام اینکار ها را انجام دهیم؟ چگونه برای همه ی نیکوکارانمان پیامک ارسال کنیم؟ چگونه میتوان آنها را با نام و نام خانوادگیشان از طریق پیامک به مراسمی دعوت کرد؟ چگونه لیست کمک های آنان را به آنها نشان دهیم؟ و سوال مهمتر اینکه چگونه برای تمام فرآیند های مربوط به آنان پیامک برایشان ارسال نماییم؟

جواب تمام این سوالات در یک مفهوم گنجانده شده است و آن استفاده از سیستم های مدیریت نیکوکاری است.

سیستم مدیریت نیکوکاری به موسسه شما کمک میکنند تا بتوانید به راحتی به جمع کثیری از نیکوکارانتان پیامک هایی با نام و نام خانوادگی خودشان ارسال کنید. با استفاده از سیستم مدیریت نیکوکاران میتوانید به راحتی فرآیند هایی مانند درج نیکوکار، ثبت قبوض نیکوکاری، اصلاح قبوض و ... را بدون دردسر و دخالت انسانی ارسال نمایید.

بطور خلاصه لازمه جذب نیکوکار، استفاده از سیستم های مدیریت نیکوکاران است. سیستم های مدیریت نیکوکاری به شما اجازه میده با نیکوکاران خود در ارتباط باشید. این ارتباط دوسویه ایجاد شده توسط سیستم های مدیریت نیکوکاری به خیریه شما کمک میکند به راحتی نیکوکاران خود را برای کمک بیشتر ترغیب نمایید. علاوه بر ارتباط با نیکوکاران یک دلیل دیگری که شما را برای استفاده از یک سیستم مدیریت نیکوکاری مجاب میکند، ایجاد یک بانک جامع از نیکوکارانتان است که سبب میگردد به راحتی فرآیند های مربوط به نیکوکارانتان را مدیریت نمایید.

روش های نوین مدیریت نیکوکاران:

نیکوکار، مهمترین رکن یک موسسه نیکوکاری است و ضعف مدیریتی در این بخش حساس سبب اخلال در عملکرد موسسه میگردد. پس باید برای مقابله با ضعف مدیریتی در این بخش از روش هایی استفاده نماییم که از طرفی سبب جذب نیکوکاران جدید شود و از طرف دیگر به حفظ نیکوکاران فعلی نیز کمک نماید.

اما برای یافتن بهترین سیستم مدیریت نیکوکاری، نیاز داریم نیازهای یک موسسه نیکوکاری را در زمینه مدیریت نیکوکاران بدانیم. در ادامه به این نیاز ها میپردازیم:

·         ثبت دقیق اطلاعات نیکوکاران: باید بتوانیم تمام اطلاعات نیکوکار را از قبیل اطلاعات شناسنامه ای، اطلاعات محل سکونت و... را درج کنیم تا در آینده در صورت نیاز به آنها مراجعه نماییم یا بر اساس اطلاعات وارد شده از آنها گزارش گیری نماییم.

·         استفاده از مهارت های فردی نیکوکاران: اگر نیکوکار مهارت خاصی در زمینه های هنری، آموزشی و... داشته باشد باید بتوانید تمام آنها را ثبت نمایید و از آنها گزارش تهیه نمایید و در صورت نیاز به یکی از آن مهارت ها با یک جستجوی ساده بتوانید تمام نیکوکارانتان را که آن مهارت دارند ببینید.

·         امکان ثبت نیکوکاری در سرفصلهای مختلف: باید بتوانید همه کمک های نیکوکار را در هر سرفصلی که باشد ثبت کنید. و حتی در مواقع لزوم یک سرفصل را به سیستم اضافه یا کم نمایید.

·         امکان ثبت تعهدات: باید بتوانید تعهدات نیکوکار  را ثبت نمایید. تعهد، نیکوکار را متعد میکند تا در سررسید های ماهانه، مبلغی را به موسسه کمک نماید و باید بتوانید وضعیت پرداختی ها و معوقات یک نیکوکار را به تفکیک ماه ها مشاهده نمایید.

·         امکان تفکیک اطلاعات بر حسب شعب: سیستم مدیریت نیکوکاری خوب باید بتواند اطلاعات ورودی را به تفکیک شعب دسته بندی کند و گزارش بدهد. بطور کلی یک سیستم مدیریت نیکوکاری باید برپایه شعب بنا شده باشد.

پس میتوان گفت مهمترین عامل در انتخاب یک سیستم مدیریت نیکوکاری را ارزش گذاری سیستم بر نیکوکار دانست که باید سبب افزایش تعامل موسسه با نیکوکار شده و همچنین باعث افزایش سطح اعتماد عمومی به موسسه گردد.